附件1
中国人民大学本科生招生档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为提高我校本科生招生档案管理水平，完整、准确地保存历史文件和数据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校教学文件材料归档范围》和《中国人民大学档案管理办法》的规定，结合本科生招生工作情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指本科生招生办公室在自主选拔录取、保送生、艺术特长生、高水平运动员、艺术类、国防生、第二学士学位、台港澳侨等特殊类型招生工作,网上录取工作,招生咨询宣传工作及日常管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种历史记录。
第三条 本科生招生档案管理工作实行专人负责，本着便于保管和利用的原则，以全面、细致、准确、高效的标准开展档案管理工作。
第二章 归档范围及分类
第四条 本科生招生档案分为重要和一般两级。重要档案归入学校档案馆，一般档案由本科生招生办公室留存。（具体范围及区分办法详见《中国人民大学本科生招生办公室档案管理明细》）
第五条 移交学校档案馆的档案应按照年份、发文机关、文件性质依次分类。发文机关分为教育部（上级机关）、省级招生考试机构、中国人民大学、校内平行机关、本科生招生办公室5个层次。
第六条 本科生招生办公室存档档案（含电子文本）依次按照年份、招生工作类别进行分类。
第三章 归档时间和要求
第七条 各类别档案归档时间。
（一） 重要档案实行隔年归档制度，以备查用。本年度归档任务于下一年9月前完成。
（二） 一般档案中各特殊类型招生过程中形成的档案实行实时归档制度，相关工作结束后立即归档保存；其他档案实行隔年归档制度，本年度文件于下一年9月完成归档。本科生招生考试试卷管理依照《中国人民大学本科生招生考试试卷管理暂行规定》执行。
第八条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，易于保存。纸质档案的分类应当清晰准确，便于查找；电子文本要定期备份，以防电脑损坏，数据丢失。
第四章 档案的立卷和移交
第九条 归档人应当对各类别档案材料按要求科学分类，系统整理组卷，并建立总目录及分项目录，以便查找和使用。
第十条 档案材料的移交、接收必须履行相应的手续。向学校档案馆移交的，需填写移交清册一式两份，并由交接双方签名盖章，其中1份留本科生招生办公室存档。本科生招生办公室自行存档的档案材料需登记备案，并及时记载于档案管理目录中。
第五章 档案的保存、利用与销毁
第十一条 档案的保存期限
（一）移交学校档案馆保存的档案材料，依照《中国人民大学档案管理办法》中的相关规定执行。
（二）本科生招生办公室自行存档的档案材料，按照不同类别，保管期限分别为：
1．反映本科生招生较重要活动，有长期考察利用价值的，保管期限为5年；
2．各特殊类型招生考试资格生名单保存期限为5年，其它过程性档案保存期限一般为2年，相应电子文件保存期限为5年。确需长期保存的文件（如艺术类招生考试优秀试卷等），经招生就业处同意后，可不予销毁，由相关单位负责保存。
第十二条 对已归档的文件材料，未经许可，不得擅自涂改、撤换。
第十三条 借阅档案材料的，应作移交登记，使用完毕后及时归还。
第十四条 由本科生招生办公室存档的材料保存期满后，应由档案管理负责人提出销毁或延长保管期限的意见，提交招生就业处处长审批。准予销毁的档案材料应登记造册，方可销毁。销毁档案时，应确保去向安全，无泄漏流失风险。
第六章 附 则
第十五条 本办法自发布之日起施行。
第十六条 本办法由招生就业处负责解释。
附件2(略)
