本科生招生档案管理办法

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附件1

 

中国人民大学本科生招生档案管理办法

 

第一章  总  则

 

第一条  为提高我校本科生招生档案管理水平,完整、准确地保存历史文件和数据,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校教学文件材料归档范围》和《中国人民大学档案管理办法》的规定,结合本科生招生工作情况,制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指本科生招生办公室在自主选拔录取、保送生、艺术特长生、高水平运动员、艺术类、国防生、第二学士学位、台港澳侨等特殊类型招生工作,网上录取工作,招生咨询宣传工作及日常管理工作中直接形成的,具有保存价值的各种历史记录。

第三条  本科生招生档案管理工作实行专人负责,本着便于保管和利用的原则,以全面、细致、准确、高效的标准开展档案管理工作。

 

第二章  归档范围及分类

 

第四条  本科生招生档案分为重要和一般两级。重要档案归入学校档案馆,一般档案由本科生招生办公室留存。(具体范围及区分办法详见《中国人民大学本科生招生办公室档案管理明细》)

第五条  移交学校档案馆的档案应按照年份、发文机关、文件性质依次分类。发文机关分为教育部(上级机关)、省级招生考试机构、中国人民大学、校内平行机关、本科生招生办公室5个层次。

第六条  本科生招生办公室存档档案(含电子文本)依次按照年份、招生工作类别进行分类。

 

第三章  归档时间和要求

 

第七条  各类别档案归档时间。

(一)  重要档案实行隔年归档制度,以备查用。本年度归档任务于下一年9月前完成。

(二)  一般档案中各特殊类型招生过程中形成的档案实行实时归档制度,相关工作结束后立即归档保存;其他档案实行隔年归档制度,本年度文件于下一年9月完成归档。本科生招生考试试卷管理依照《中国人民大学本科生招生考试试卷管理暂行规定》执行。

第八条  归档的档案材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,易于保存。纸质档案的分类应当清晰准确,便于查找;电子文本要定期备份,以防电脑损坏,数据丢失。

 

第四章  档案的立卷和移交

 

第九条  归档人应当对各类别档案材料按要求科学分类,系统整理组卷,并建立总目录及分项目录,以便查找和使用。

第十条  档案材料的移交、接收必须履行相应的手续。向学校档案馆移交的,需填写移交清册一式两份,并由交接双方签名盖章,其中1份留本科生招生办公室存档。本科生招生办公室自行存档的档案材料需登记备案,并及时记载于档案管理目录中。

 

第五章  档案的保存、利用与销毁

 

第十一条  档案的保存期限

(一)移交学校档案馆保存的档案材料,依照《中国人民大学档案管理办法》中的相关规定执行。

(二)本科生招生办公室自行存档的档案材料,按照不同类别,保管期限分别为:

1.反映本科生招生较重要活动,有长期考察利用价值的,保管期限为5年;

2.各特殊类型招生考试资格生名单保存期限为5年,其它过程性档案保存期限一般为2年,相应电子文件保存期限为5年。确需长期保存的文件(如艺术类招生考试优秀试卷等),经招生就业处同意后,可不予销毁,由相关单位负责保存。

第十二条  对已归档的文件材料,未经许可,不得擅自涂改、撤换。

第十三条  借阅档案材料的,应作移交登记,使用完毕后及时归还。

第十四条  由本科生招生办公室存档的材料保存期满后,应由档案管理负责人提出销毁或延长保管期限的意见,提交招生就业处处长审批。准予销毁的档案材料应登记造册,方可销毁。销毁档案时,应确保去向安全,无泄漏流失风险。

 

第六章  附  则

 

第十五条  本办法自发布之日起施行。

第十六条  本办法由招生就业处负责解释。

 
附件2(略)



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